Тема: Заповнення видаткового касового ордера.
Мета: навчитися заповнювати видатковий касовий ордер.
Бланк ВКО (форма №КО-2).Зразок заповнення ВКО.
Повторіть теоретичні відомості та підготуйтесь заповнювати та автоматизувати заповнення видаткового касового ордера:
У сьогоднішньому уроці розглянемо видавання грошових коштів з каси й, відповідно, оформлення цієї операції необхідними касовими документами.
Порядок видавання грошових коштів з каси на підприємстві регулюється другим пунктом Інструкції №334.
Цією Інструкцією передбачено, що оформлення видавання може проводитися кількома документами. До них належать:
1) видатковий касовий ордер;
2) платіжна відомість;
3) розрахунково-платіжна відомість.
Застосування видаткового касового ордера
Видавання готівкових грошових коштів з каси підприємства оформлюється видатковим касовим ордером форми №КО-2, затвердженим наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. №51.
Видавання готівкових грошових коштів із застосуванням видаткового касового ордера здійснюється в таких випадках:
1. Видавання грошових коштів одній особі:
а) особі, яка є штатним співробітником підприємства;
б) особі, яка не є штатним співробітником підприємства;
2. Оформлення одного видаткового касового ордера на загальну суму виданих грошових коштів за платіжною або розрахунково-платіжною відомістю;
3. При видаванні грошових коштів з каси підприємства працівнику підприємства, як правило касиру, для внесення їх у касу банку й зарахування на поточний рахунок підприємства.
Заповнення видаткового касового ордера й видавання грошових коштів з каси
Видаткові касові ордери повинні бути заповнені бухгалтерією чітко, розбірливо, без виправлень чорнилом або пастою кулькових ручок темного кольору. Можливе використання й інших пишучих засобів, а також механічних пишучих засобів (друкарських машинок, принтерів та ін.) за умови, що записи, зроблені такими пишучими засобами, будуть зберігатися на документах протягом встановленого терміну зберігання таких документів.
У видатковому касовому ордері повинні бути вказані такі обов'язкові реквізити:
1 -назва підприємства
У цьому рядку видаткового касового ордера обов'язково повинно стояти найменування підприємства, з каси якого видаються готівкові грошові кошти.
У цей рядок вноситься повна назва підприємства або скорочена, якщо це передбачено статутом підприємства.
2 - ідентифікаційний код підприємства
Вказується ідентифікаційний код підприємства, присвоєний йому при реєстрації в Єдиному державному реєстрі підприємств і організацій України. Якщо в підприємства є штамп, на якому вказано найменування підприємства і його ідентифікаційний код, то, замість запису від руки вказаних реквізитів, у відповідних рядках можна поставити відтиск такого штампа.
Номер документа
При заповненні видаткового касового ордера в колонці "Номер документа" вказується його порядковий номер, який відповідає номеру, під яким він зареєстрований в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма №КО-3).
Рішенням керівника підприємства в бухгалтерії може використовуватися форма журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів №КО-3а.
Ці форми відрізняються тим, що форма №КО-3 передбачає графи, в яких вказується дата, номер, цільове використання виданих готівкових грошових коштів, залишок на певну дату і загальна сума виданих готівкових грошових коштів за певний період. Така форма ведеться окремо для прибуткових і видаткових касових ордерів.
У формі №КО-3а вказується тільки дата документа, номер і сума, яка була видана з каси підприємства; ця форма передбачає реєстрацію в одному реєстрі прибуткових і видаткових касових ордерів.
Реєстрація видаткових касових документів може здійснюватися з використанням технічних засобів. При цьому в машинограмі "Вкладний листок журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", яка заповнюється за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.
Зразки заповнення журналів "Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів" форм №КО-3 і КО-3а показані нижче.
3 - Дата складання
Одним з обов'язкових реквізитів при заповненні видаткового касового ордера є дата його складання, вказана в спеціальній графі ордера.
При заповненні цієї графи необхідно пам'ятати, що дата, проставлена у видатковому касовому ордері, повинна відповідати даті, під якою цей ордер зареєстрований в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів.
4 - Кореспондуючий рахунок
Цей реквізит дає інформацію про кореспонденції бухгалтерських рахунків при видаванні готівкових грошових коштів і для внесення відповідного бухгалтерського запису в узагальнюючі реєстри (касові книги, журнали-ордери і т.д.).
Кореспондуючі рахунки можуть бути різні, залежно від того, яка виплата проводиться з каси підприємства. Це може бути рахунок 373 - при видаванні готівкових грошових коштів отримувачу як підзвітну суму; 661 - виплата заробітної плати; 311 - якщо грошові кошти через працівника підприємства передаються в обслуговуючий банк для зарахування на поточний рахунок підприємства і т.д.
5 - Код аналітичного обліку і код цільового призначення
Ці графи видаткового касового ордера заповнюються лише в разі, якщо на підприємстві розроблена і затверджена спеціальна система кодування всіх господарських операцій, в тому числі й відповідних виплат з каси. В іншому випадку в цих графах ставиться прочерк.
Наприклад, кодом аналітичного обліку 07 відображається видавання заробітної плати працівникам підприємства, які працюють на будівельно-монтажній дільниці №7, а кодом цільового призначення 661-143 відображається видавання заробітної плати, нарахованої за понаднормові роботи.
6 - Сума
Сума, яка підлягає видаванню, у видатковому касовому ордері вказується бухгалтерією підприємства двічі: один раз цифрами, другий раз - літерами. Що стосується суми в графі 6 видаткового касового ордера, то вона вказується цифрами.
Зважаючи на помилки, що допускають бухгалтери при заповненні цього реквізиту, хочемо дати кілька порад щодо його заповнення.
По-перше, суму потрібно вказувати в копійках, причому гривні від копійок повинна відділяти кома.
По-друге, першу цифру необхідно записувати впритул до лінії, що обмежує колонку, в якій вказується сума цифрами, так, щоб перед нею, зліва, не можна було вмістити жодної іншої цифри. Ця рекомендація не є вимогою Інструкції, однак практика свідчить, що в певних ситуаціях її дотримання дозволяє підприємству уникнути розкрадань з каси.
7- Особа, яка отримує грошові кошти
Ця графа вказує отримувача грошових коштів при видаванні їх з каси підприємства.
Видати Приходько Роману Андрійовичу
(прізвище, ім'я, по батькові)
У разі видавання грошових коштів за довіреністю, в тексті ордера після прізвища, імені й по батькові отримувача грошових коштів (довірителя) бухгалтерія вказує прізвище, ім'я й по батькові довіреної особи, фактичного отримувача грошей. Однак треба пам'ятати, що довіреною особою не може бути співробітник бухгалтерії або касир цього ж підприємства.
Наприклад, працівник підприємства Приходько Роман Андрійович за станом здоров'я не може отримати з каси підприємства належну йому матеріальну допомогу, тому доручаю її отримати Удовенку Євгену Васильовичу. У такому випадку в рядку "Видати" буде вказано:
Видати Приходьку Роману Андрійовичу, Удовенку Євгену Васильовичу
(прізвище, ім'я, по батькові)
Якщо видатковий касовий ордер оформлюється на загальну суму виданих з каси грошових коштів за платіжною або розрахунково-платіжною відомістю, то в цій графі потрібно вказати, що грошові кошти видавалися працівникам підприємства або, наприклад, давальникам сировини та ін.
Відати працівникам підприємства
(прізвище, ім'я, по батькові)
8 - Підстава для видавання грошових коштів
Дані цієї графи вказують підставу для видавання готівкових грошових коштів з каси підприємства. Такою підставою може бути наказ або усне розпорядження керівника про видавання заробітної плати, матеріальної допомоги, премії, підзвітних сум та ін.
Підстава: Наказ керівника від 20.11.2000 р. №56 про видавання матеріальної допомоги
Якщо видатковий касовий ордер оформлюється на загальну суму виданих з каси грошових коштів за платіжною або розрахунково-платіжною відомістю, то ця графа буде виглядати так:
Підстава: Розпорядження керівника про виплату заробітної плати за другу половину
листопада 2000 р.
Сума, що видається за видатковим касовим ордером
У цій графі видаткового касового ордера вказується сума, яка видається з каси підприємства отримувачу готівкових грошових коштів. Сума повинна бути вказана літерами й з великої букви.
9 - Документи, які додаються до видаткового касового ордера
У цій графі вказуються документи, пов'язані із здійсненням виплати з каси, які додаються до ордера.
До видаткового касового ордера можуть додаватися заявки на видавання грошей, рахунки, платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, довіреність та ін.
Додаток: довіреність, Наказ керівника №56 від 20.11.2000 р.
При видаванні грошей довіреній особі касир зобов'язаний уважно прочитати зміст довіреності, щоб з'ясувати, чи має право фактичний отримувач отримувати грошові кошти (в довіреності обов'язково повинно бути вказано, за кого, які саме грошові кошти отримує довірена особа і за який період). Зразок заповнення довіреності наведено нижче.
Видаткові документи відразу ж після видавання грошей підписуються касиром, а додані до них документи погашаються відтиском штампа "Оплачено" або аналогічним написом з вказанням дати (число, місяць, рік).
10 - Підписи керівника й головного бухгалтера
Одним з останніх обов'язкових реквізитів, які заповнюються в бухгалтерії підприємства, є підписи керівника підприємства й головного бухгалтера.
Якщо до видаткового касового ордера додаються документи, які є підставою для видавання грошових коштів з каси і в них є дозвільний підпис керівника підприємства, то підпис на самому ордері не обов'язковий.
Під час відсутності на роботі керівника або головного бухгалтера видатковий касовий ордер мають право підписувати особи - працівники підприємства, яким керівник або власник підприємства надав право підпису касових документів.
Після того, як видатковий касовий ордер підписаний і зареєстрований, він передається в касу для здійснення платежу. Передавання видаткового касового ордера проводиться безпосередньо з бухгалтерії підприємства в касу.
Видавання видаткових документів на руки особам, які одержують гроші, забороняється.
Під час отримання видаткового касового ордера з бухгалтерії касир зобов'язаний перевірити:
а) наявність і відповідність підписів головного бухгалтера й керівника підприємства;
б) правильність оформлення видаткового касового ордера;
в) наявність перерахованих у видатковому касовому ордері додатків.
У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вище вимог касир повертає видатковий касовий ордер в бухгалтерію для відповідного оформлення.
Видавання грошей за видатковими касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання і тільки особі, вказаній в ордері, за винятком розглянутих ситуацій видавання грошових коштів з каси за довіреністю і оформлення видаткового касового ордера за виданими грошовими коштами згідно з платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями.
11- Дані документа, що посвідчує особу отримувача
При видаванні грошей за витратним касовим ордером касир повинен зажадати пред'явити документ, що посвідчує особу отримувача, записати його назву і номер, коли і ким виданий і внести ці дані у відповідну графу.
За Паспорт, НС 019319, 16.06.1995 р., с. м. т. Чорнобай
(найменування, номер, дата та місце видачі документа, який посвідчує особу отримувача)
Цей рядок можна й не заповнювати у разі, якщо готівкові грошові кошти отримує штатний співробітник підприємства, добре відомий касиру, який вже не вперше отримує гроші з каси підприємства.
12 - Підпис особи - отримувача грошових коштів
Після пред'явлення отримувачем грошових коштів документа, що посвідчує його особу, він повинен власноруч вказати у видатковому касовому ордері отриману суму (гривень - літерами, копійок - цифрами), дату отримання цієї суми й розписатися в отриманні грошових коштів.
Заповнення цієї графи касиром або бухгалтером забороняється.
При заповненні цієї графи потрібно пам'ятати, що спочатку касир повідомляє отримувачу грошових коштів суму, яку він отримує, потім дає йому видатковий касовий ордер для заповнення цієї графи і щойно потім видає готівкові грошові кошти.
13 - Підпис касира
Після заповнення всіх реквізитів і видання готівкових грошових коштів отримувачу касир ставить свій підпис про виконання проведеної операції. Після видання готівкових грошових коштів з каси підприємства касиром за видатковим касовим ордером цей касовий ордер реєструється в касовій книзі.
Тепер розглянемо загалом зразок заповнення видаткового касового ордера, довіреності і журналів реєстрації.
Немає коментарів:
Дописати коментар