Виробниче навчання 10.11.14!

Тема 11. Заповнення табелю виходів на роботу. Складання штатного розкладу підприємства.

Штатний розпис слугує підставою при прийнятті рішень власником підприємства стосовно кадрових питань, зокрема щодо прийняття громадян на роботу, визначення посадового окладу, тарифної ставки працівника.

Штатний розпис є внутрішнім (локальним) нормативно-правовим документом підприємства, установи, організації (далі — підприємство), який у зведеному вигляді:

·  фіксує розподіл праці між працівниками;

·  закріплює структурний та чисельний склад працівників і місячний фонд заробітної плати;

·  конкретизує перелік посад і професій;

·  встановлює розмір основної заробітної плати щодо конкретної посади, професії, а також розмір надбавок (доплат), якщо це передбачено положенням про оплату праці.

Саме на підставі штатного розпису, як і Правил внутрішнього трудового розпорядку та посадових (робочих) інструкцій, власник або уповноважений ним орган приймає рішення з кадрових питань, зокрема щодо прийняття громадян на роботу, переведення працівників на іншу роботу, визначення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретного працівника відповідно до його посади (кваліфікації). А кадрова служба — здійснює добір персоналу, оформляє відповідні кадрові документи, у т. ч. накази про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, встановлення надбавок (доплат), аналізує якісний склад працівників і вносить пропозиції щодо його поліпшення, в установленому порядку готує облікову та інформаційно-довідкову документацію, відповідну статистичну звітність.

Складання штатного розпису

Відповідно до частини 3 статті 64 Господарського кодексу України штатний розпис на підприємстві розробляється самостійно (зараз порядок і норми щодо складання штатного розпису законодавчо не врегульовано; їх прийнято лише для бюджетних установ та організацій).

Таким чином, під час складання штатного розпису можна використовувати рекомендації, подані в цій статті (базуються вони на досвіді і практиці великих і малих підприємств різних форм власності), і роз’яснення, вміщені в листі Міністерства праці та соціальної політики України від 20 січня 2005 року № 18-23.

Штатний розпис, як правило, складають у цілому по підприємству і затверджують на кожний календарний рік до його початку.

Застереження! Жодним нормативно-правовим актом не передбачено штатного розпису окремого структурного підрозділу.

Розроблення штатного розпису має здійснюватися на основі затверджених структури підприємства і чисельності його працівників, положення про оплату праці (як правило, є додатком до колективного договору) та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема, Закону України «Про оплату праці» вiд 24 березня 1995 року № 108/95-ВР, Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, Національного класифікатора України «Класифікатор професій» ДК 003:2005 (далі — КП), випусків Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.

Розробляє штатний розпис, як правило, відділ організації праці та заробітної плати. На підприємствах, де такого відділу не створено, розроблення цього локального нормативного акта може покладатися на інший структурний підрозділ (наприклад, кадрову службу) або, за рішенням керівника підприємства, на окремого спеціаліста в порядку, передбаченому внутрішніми нормативними актами.

Штатний розпис складається у довільній формі (оскільки вона не регламентується жодним нормативним документом) і оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4. Він містить такі складові: гриф затвердження, заголовок, текст.

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша штатного розпису з відступом від лівого берега на 104 мм (це пов’язано з тим, що гриф затвердження має бути розташований вище від назви документа).

На практиці затвердження штатного розпису здійснюється або власне грифом затвердження, або виданням наказу.

Якщо розпис затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається зі слів: ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, ініціалів та прізвища особи, яка затвердила штатний розпис, і дати затвердження:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ТОВ «Контракт»      (підпис)       М. І. Захаров « 28 » грудня 2006 року

Якщо ж штатний розпис затверджується наказом (який, до речі, належить до наказів із загальної діяльності), гриф складається зі слів:ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), Наказ (у називному відмінку) із зазначенням його дати і номера:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора ТОВ «Контракт» « 29 » грудня 2006 року № 119

Заголовок складається із поєднання назви документа «Штатний розпис» і назви підприємства (у родовому відмінку) із зазначенням року, на який затверджується цей документ.

Текст штатного розпису оформлюється як таблиця і містить зазвичай такі графи:

«№ з/п» — проставляються номери структурних підрозділів, якщо такі є, з урахуванням їх підпорядкованості. Зауважимо, що номер структурного підрозділу за штатним розписом використовується для визначення його індексу при складанні номенклатури справ.

«Назва структурного підрозділу» — вноситься згідно з відповідним положенням: «Бухгалтерія», «Відділ кадрів» і т. д.

«Назва посади (професії)» — назви посад і професій мають відповідати професійним назвам робіт, внесеним у КП. При цьому мають бути враховані вимоги пункту 16 Загальних положень Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (Випуск 1), затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336 (далі — Довідник). Усі записи про виконувану роботу в штатному розписі і в трудових книжках мають містити не лише повну назву посади згідно з Довідником, а й кваліфікаційну категорію. Невідповідність запису про виконувану роботу в штатному розписі, а в подальшому — в наказі про прийняття на роботу (переведення на іншу постійну роботу) і в трудовій книжці може призвести до серйозних труднощів, зокрема при оформленні пільгової пенсії, наданні щорічних додаткових відпусток, укладенні договору про повну матеріальну відповідальність тощо.

Застереження. Не можна утворювати назви посад шляхом об’єднання двох назв, наприклад, «Секретар» і «Інспектор з кадрів», «Бухгалтер» і «Касир», «Референт» і «Діловод», «Секретар» і «Адміністратор» (в наведених прикладах професійні назви робіт належать до різних розділів КП).

Слід звернути увагу, що порушення правил ведення трудових книжок працівників на підприємствах, у т. ч. внесення неточних записів про виконувану роботу (посада, професія, клас, розряд, категорія) тягне за собою адміністративну відповідальність посадових осіб підприємств від п’ятнадцяти до п’ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Посади в кожному структурному підрозділі (в межах штатного розпису) рекомендується записувати в такій послідовності: керівник, йогозаступник (за наявності), професіонали, фахівці (з урахуванням категорій), технічні працівники, робітники (з урахуванням класів, розрядів).

«Код за Класифікатором професій» — у цій графі штатного розпису проставляються коди КП з метою запобігання помилкам у зазначених назвах посад (професій).

«Кількість штатних одиниць» — заноситься для кожної посади (професії) по кожному структурному підрозділу (за наявності), і в цілому по підприємству. Визначає кількість штатних одиниць підприємства власник або уповноважений ним орган самостійно на підставі розрахунку чисельності працівників і планового обсягу робіт (послуг). На практиці для визначення необхідної чисельності працівників використовують документи, наведені у таблиці.

Інколи чисельність працівників за результатами проведеного розрахунку становить, наприклад, 26,5 штатної одиниці, тобто одна із посад (професій) за штатним розписом не може бути зайнята працівником з повним робочим часом. У такому випадку власник або уповноважений ним орган має право приймати на цю посаду (за цією професією) працівника з неповним робочим днем або з неповним робочим тижнем за умови, що загальна тривалість роботи протягом місяця не перевищуватиме половини місячної норми робочого часу. При цьому така робота може бути і основною, і за сумісництвом.

«Посадовий оклад, тарифна ставка (оклад)» — у графі по кожній посаді, групі штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації проставляється розмір посадового окладу, тарифної ставки (окладу) згідно з умовами оплати праці, зокрема, затвердженими тарифними ставками (окладами) — для технічних працівників і робітників та схемою посадових окладів — для керівного складу, професіоналів і фахівців підприємства.

Слід звернути увагу, що з 1 січня 2006 року з набранням чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України» від 18 листопада 2004 року № 2190-IV набули чинності й зміни до Закону України «Про оплату праці» в частині структури мінімальної заробітної плати, яка нині забезпечується лише тарифною частиною заробітної плати. До неї не включаються доплати, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати, тобто посадовий оклад чи місячна тарифна ставка (оклад) працівника не може бути меншою за розмір мінімальної заробітної плати.

«Надбавки (доплати)» — встановлюються самостійно власником або уповноваженим ним органом, наприклад, за вислугу років на конкретному підприємстві або у відповідній галузі, за науковий ступінь, вчене звання тощо як складові системи оплати праці (повинні мати постійний характер). Надбавка (доплата) у встановленому розмірі (у гривнях) вноситься до штатного розпису у зв’язку з настанням права на надбавку (доплату) конкретного працівника.

«Місячний фонд заробітної плати» — проставляється сума посадового окладу (тарифної ставки, окладу) і надбавки (доплати) (за наявності) по кожній посаді, групі штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації. Сумарний показник графи проставляється в рядку «Разом по підприємству» (додаток 1).

Внесення змін до штатного розпису

Власник або уповноважений ним орган має право у будь-який час внести зміни до штатного розпису, зокрема в разі структурної перебудови підприємства (створення нових або ліквідація наявних структурних підрозділів), у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці (зміна розмірів оплати праці, розрядів і найменування посад і професій), при потребі ввести або вивести посади, професії, установити доплати (надбавки).

Застереження. Будь-які зміни, що стосуються штатного розпису, здійснюються лише на підставі наказу по підприємству (належать до наказів із загальної діяльності) (додаток 2). Причому в разі структурної перебудови видається наказ про затвердження нового штатного розпису і скасування чинного (як правило, новий наказ набуває чинності з першого числа наступного місяця). В інших випадках наказом вносяться зміни без перезатвердження чинного штатного розпису. Дата введення нового штатного розпису або дата виведення посад (професій), внесення змін до раніше визначених умов праці мають бути такими, щоб підприємство, як цього вимагає стаття 492 КЗпП, мало змогу не пізніше ніж за два місяці попередити працівників, яких стосуються зміни. Якщо працівники підлягають вивільненню, підприємству необхідно направити державній службі зайнятості за місцем розташування статистичну інформацію за формою № 4-ПН (план), затвердженою наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 19 грудня 2005 року № 420. З урахуванням зазначеного дату набуття чинності новим штатним розписом, виведення посад (професій), змін умов праці рекомендується визначати в межах не менше двох місяців від дня реєстрації відповідного наказу. Поняття «позаштатний розпис», яке досить часто вживається на практиці, не існує.

Додаток 2 Зразки формулювань наказів Про затвердження штатного розпису      У зв’язку зі створенням відділів охорони праці, збуту, організації праці та заробітної плати НАКАЗУЮ:      1. Затвердити, з урахуванням структурних змін товариства, штатний розпис і ввести його в дію з 1 червня 2007 року (додається).      2. Штатний розпис, затверджений на 2007 рік, вважати таким, що втратив чинність. Про внесення змін до штатного розпису      У зв’язку зі збільшенням обсягу поставок готової продукції та з метою забезпечення вимог Закону України «Про охорону праці» НАКАЗУЮ:      Ввести з 1 березня 2007 року до штатного розпису товариства такі посади:      — експедитора відділу збуту з посадовим окладом 600 грн. на місяць;      — інженера з охорони праці 1-ї категорії з посадовим окладом 900 грн. на місяць. Про внесення змін до штатного розпису      У зв’язку з виявленою під час перевірки невідповідністю назви посади в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки Петрової С. О., бухгалтера-касира НАКАЗУЮ:      Внести з 2 квітня 2007 року до штатного розпису підприємства такі зміни:      1. Вивести зі штатного розпису посаду «бухгалтер-касир».      2. Ввести до штатного розпису посаду «бухгалтер 1-ї категорії».

Протягом строку попередження працівників про наступне звільнення у зв’язку зі скороченням чисельності або штату продовжує діяти штатний розпис, затверджений на поточний рік.

На підставі штатного розпису кадрові служби складають і ведуть штатно-посадову книгу — робочий обліковий документ, за формою, наведеною в додатку 3.

Таблицю книги поділяють на розділи, які мають відповідати назвам структурних підрозділів за штатним розписом. На невеликих підприємствах, які не мають структурного підрозділу, розділи штатно-посадової книги можуть бути сформовані за функціональним принципом, наприклад: «Управління. Планування та прогнозування. Організація виробництва. Робота з персоналом» тощо.

Кожен розділ книги слід починати на новому розвороті. Наприкінці кожного розділу має бути передбачено вільне місце для продовження записів у разі внесення змін до штатного розпису протягом року.

Записи до штатно-посадової книги слід робити одразу після видання наказу про прийняття, переведення на іншу роботу і внесення інших змін до штатного розпису.

Оскільки штатно-посадова книга є по-суті документом оперативного реагування, відомості до неї (окрім назв структурних підрозділів і посад) записують олівцем. Після звільнення працівника з роботи чи переведення його на іншу посаду відомості про нього витирають (згодом записують на цьому місці відомості про нового працівника). Якщо посада вакантна, відповідні графи навпроти неї мають залишатися чистими.

Дані штатно-посадової книги, яка певним чином дублює штатний розпис, зручно використовувати при вирішенні як внутрішніх питань (прийняття на роботу, переведення працівників, встановлення розміру оплати праці, доплат, надбавок, розроблення посадових або робочих інструкцій, здійснення відповідних записів у трудових книжках тощо), так і під час підготовки до державних органів встановленої звітності, зокрема про зайнятість, наявність вакансій, працевлаштування інвалідів та ін.

Беззаперечним є те, що власник або уповноважений ним орган зобов’язаний організувати облік робочого часу, фактично відпрацьованого кожним працівником підприємства, установи чи організації (далі — підприємство). Це стосується суб’єктів господарювання усіх форм власності.

ВИДИ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ

На теперішній час в Україні існує три види обліку робочого часу: щоденний, щотижневий та підсумований (ст. 50, 51, 61 КЗпП).

Щоденний облік застосовується в тому разі, коли працівник має однакову тривалість добової роботи.

Щотижневий облік використовується, коли тривалість щоденної роботи може бути неоднаковою, але за тиждень працівник реалізує встановлену норму робочого часу — 24, 36 год. тощо, але не більше 40 год.

Підсумований облік робочого часу допускається на безперервно діючих підприємствах, а також при виконанні окремих видів робіт, де за умовами виробництва не може додержуватися встановлена для певної категорії працівників стабільна щоденна або щотижнева тривалість робочого часу.

Підсумований облік робочого часу застосовується також при використанні режиму гнучкого робочого часу, обов’язковою умовою впровадження якого є забезпечення точного обліку відпрацьованого часу. Практична реалізація цієї вимоги в Україні в цілому та в окремих видах економічної діяльності зокрема спричиняє певні труднощі.

ЗАСОБИ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ

У наш час як у світі, так і в нашій країні методи й засоби обліку робочого часу досить різноманітні — це і жетонна система, і записи в спеціальних картках чи журналах, і використання індивідуальних лічильників часу або штам-часу, і електронні засоби фіксації (датчики) чи спостереження. 

Для обліку робочого часу працівників підприємств застосовується Табель обліку використання робочого часу, який є основним джерелом інформації з цього питання. Типову форму Табеля обліку використання робочого часу № П-5 затверджено наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489.

ВЕДЕННЯ ТАБЕЛЯ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ

Табель обліку робочого часу (далі — Табель) — це поіменний список усіх працівників відділу, служби чи іншого структурного підрозділу або установи в цілому з відмітками про використання робочого часу протягом облікового періоду. Кожному працівникові надається табельний номер, який зазначається в усіх документах з обліку праці та оплати.

Звернути увагу
У разі звільнення працівника або переведення в інший цех (відділ) його колишній табельний номер не можна присвоювати іншому працівникові протягом трьох років.

Табель ведеться на обліковий склад пра­цівників усіх категорій, прийнятих на постійну, тимчасову, сезонну роботу, а також учнів, прийнятих на період виробничої практики або канікул з оплатою праці. Вносити до Табеля заново прийнятих працівників і вилучати з нього звільнених треба лише на підставі первинних документів з обліку руху персоналу установи.

Табель складається в одному примірнику за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі Табеля за минулий місяць.

Типова форма № П-5 складається з двох частин.

Перша частина — Табель обліку використання робочого часу. У ньому наведено умовні позначення елементів робочого часу з визначеними літерними та цифровими кодами.

Другач астина — Табель обліку робочого часу, в якому кожному працівникові відводиться рядок, поділений на дві частини:

- у верхню щодня вносять відомості про відпрацьовані години або неявки на роботу;

- у нижній частині умовними позначеннями (кодами) відзначають характеристики відпрацьованих годин (надурочні, нічні, години роботи у вихідні та святкові дні тощо) та причини нез’явлень на роботу — види відпусток, тимчасова непрацездатність, прогули, простої, страйки, переведення на неповний робочий день, інше. Наприклад:

• нічні години роботи — РН;
• години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) — РС;
• основна щорічна відпустка — В;
• простої — П;
• масові невиходи на роботу (страйки) — С;
• тимчасова непрацездатність — ТН тощо.

Якщо працівника направлено у відрядження, в табелі за ці дні не проставляють кількість відпрацьованих годин, а проставляють відповідний код — ВД. Оплачується виконана робота під час відрядження відповідно до частини третьої ст. 121 КЗпП України.

У додатку 1 наведено умовний приклад обліку робочого часу працівника, зайнятого при 5-денному робочому тижні на підприємстві з перервним процесом виробництва; ранкова та вечірня зміни — 8-годинні, нічна зміна — 7-годинна. У передвихідні та передсвяткові дні кількість годин роботи у зміну не скорочується.

Підставою для внесення до Табеля того чи іншого коду причин неявок на роботу є підтвердні документи: накази роботодавця щодо направлення у відрядження, про відпустку, листки непрацездатності, медичні довідки, пояснювальні записки тощо.

Якщо невідомо, через які причини відсутній працівник, графа Табеля «Відмітки про явки та неявки за числами місяця» залишається незаповненою, поки працівник вийде на роботу й подасть підтвердні документи.

Якщо до здавання Табеля в бухгалтерію працівник не з’явився, у рядку проставляють код НЗ — неявки із нез’ясованих причин. Після пред’явлення потрібного документа (листка непрацездатності або ін.) проставляється відповідний код, наприклад ТН (оплачувана тимчасова непрацездатність) або НН (неоплачувана тимчасова непрацездатність). У такому разі наприкінці місяця Табель треба переоформити.

Наприкінці місяця за Табелем підраховують загальну кількість надурочних і нічних годин, вихідних і святкових днів. Визначають загальну кількість днів та годин неявок на роботу, які розшифровують за причинами.

Звернути увагу     
Дні невиходів, дозволені законодавством (як-от, виконання державних обов’язків, відрядження), входять до загального підсумку відпрацьованих днів і їх окремо не підраховують.

Табель обліку робочого часу, оформлений належним чином і засвідчений підписами осіб, відповідальних за його заповнення, у встановлений строк передають до відділу кадрів (іншого профільного структурного підрозділу). Перевіривши правильність заповнення (відповідність наказам, розпорядженням тощо), працівник із кадрів також підписує Табель і передає його до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.

Звернути увагу
Табель є однією з головних підстав для нарахування заробітної плати, складання статистичної і податкової звітності. Відповідно до стат­ті 315 наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України «Про затвердження Переліку типових документів» від 20 липня 1998 року № 41 табелі мають зберігати 3 роки. Виправлення в них не допускаються.

Радимо працівникам, які ведуть Табель обліку робочого часу, обов’язково залишати у своєму відділі копії Табеля з усіма підписами, а оригінали здавати в бухгалтерію з усіма підписами під розписку на копії.

На підприємствах з великою кількістю працівників штатним розписом передбачено посаду табельника, яка функціонально входить до кадрової служби. В інших випадках наказом призначається працівник, відповідальний за ведення Табеля, а також розмір доплати за це.

Слід зауважити, що форма Табеля обліку робочого часу має рекомендаційний характер, тобто допускається включення до неї граф і кодів, які конче потрібні, зважаючи на особливості діяльності підприємства. Але при цьому мають зберігатися всі передбачені затвердженою формою показники.