Виробниче навчання 14.06.16!

Тема: "Робота з електронною поштою. Отримання та відправка повідемлень. Робота з адресною книгою. Передача файлів за допомогою електронної пошти"

Пошта – важлива частина нашого життя. Зараз вже пошта – це як діловий інструмент, але дуже важливо вміти працювати в ньому.

Ви запитаєте чому?

Якщо ви будете швидко працювати в пошті, це зробить вас більш комунікабельним, ви перестанете отримувати спам, зможете швидко створювати групи контактів, підписи та інше.

Посилання представлені нижче допоможуть опанувати вам інструментами, які є в Gmail:

Створення аккаунту в Gmail

Чому саме потрібен аккаунт в Gmail:

• Найпопулярніша пошта в світі;
• Відмінний, гнучкий і функціональний спам-фільтр;
• Прив’язка Google Drive або додатково 15 ГБ під нашу пошту і файли;
• Сервіс Gmail постійно щось змінює і поліпшує;
• Прив’язка до Google Chrome і додатків Android.

Якщо говорити докладніше, то вам аккаунт в Gmail реально необхідний, навіть якщо у вас тільки одна з п’яти причин. Тому якщо у вас його немає, давайте приступимо до створення нового облікового запису в Gmail.

Створення нового облікового запису в Gmail

Для створення нового аккаунта вам треба перейти на оф. сайт Gmail.

Після заповнення всіх полів зазначеними стрілочками нижче на скріншоті, натисніть на слово Далі. Приблизно має бути, якось так. Телефон можна не заповнювати, але якщо говорити про безпеку, то краще прив’язати телефон до Gmail.

Після, того як ви заповнили всі поля і закінчили реєстрацію натиснувши на Далі, вас повинні привітати.

Все! Ми тепер маємо аккаунт в пошті Gmail!

Створення папки (мітки) в Gmail

Вчимося створювати, редагувати папки (мітки) в пошті від Gmail. Правильна і швидка робота в пошті в якійсь мірі залежить від папок. Якщо навчитеся працювати з мітками, то ви отримаєте можливість зручного перегляду листів та інше.

Напочатку у нас вже є дві папки, які створюються самим Gmail. Це папки Важливі та Помічені.

Важливі – це листи, які з папки Вхідні, які позначені жовтим значком схожим на жовтий прямокутник. Щоб зробити лист важливим, перейдіть в папку Вхідні та позначте лист жовтим знаком праворуч.

Помічені – це листи, які з папки Вхідні, які позначені жовтим значком схожим на зірочку. Щоб зробити лист поміченим, перейдіть в папку Вхідні та позначте лист зірочкою.

Тепер в папці Помічені з’явитися лист позначений зірочкою, а в папці Важливі – жовтим символом схожим на прямокутник.

Як створити нову мітку?

Для створення нової мітки необхідно перейти в Налаштування – Мітки – гортаємо сторінку вниз і бачимо Створити мітку – в полі Введіть назву нової мітки введіть ім’я (наприклад, По роботі). Мітка створена і передивитися її можна якщо навести мишку на кола.

До речі поля, такі як Важливі, Кола та ін. можна сховати, щоб пошта виглядала більш приємно, а також для того, щоб зразу були видні тільки потрібні мітки.

Для цього перейдіть в Мітки.

Галочками виділяємо ті мітки, які потрібно сховати та ставимо НІ, в поле Показувати список міток.

Як застосувати до мітки фільтр?

Наприклад, якщо ви хочете в папку По роботі, яку ми створили трохи вище скидати листи, які стосуються одного доменного імені (тобто у всіх колег пошта, виду Alex@company.name, Ivan@company.name), тоді перейдіть у вкладкуФільтри (у налаштуваннях) і виберіть Створити новий фільтр.

У вкладці ВІД: Введіть @company.name, де @company.name ваш робочий домен.

Тепер натискаємо Створити фільтр відповідно з цим запитом.

Вибираємо Застосувати мітку, виставляємо потрібну і натискаємо Створити фільтр.

Тепер вся пошта з @itbc.kiev.ua буде приходити в створену Мітку  “По роботі”.

До речі зручний факт ще в тому, що всі листи, які вам надсилають колеги, будуть в папці По роботі, що  дуже зручно в сортуванні!

Зміна паролю в Gmail

Як змінити пароль в пошті Gmail або налаштувати двохетапну аутентифікацію в пошті Gmail (підвищення рівня безпеки).

Міняти пароль в пошті Gmail досить просто, достатньо перейти в аккаунт , вкладка Безпека і тут натиснути на Змінити пароль.

До речі двохетапна аутентифікація дуже корисна річ особливо тим, хто боїться за злом пошти та у яких її часто зламують. Саме тут ви можете прикріпити номер мобільного телефону,  до свого аккаунту,  щоб при вході в пошту вам приходила смс, зміст якої треба вводити при кожному вході.

Приступимо до самого процесу зміни пароля в Gmail.  Вибрали Змінити пароль, ввели в Поточний пароль,  пароль який у вас на даний момент, а в Новий пароль і Підтвердження нового пароля, той пароль на який ви хочете змінити в пошті Gmail.

Також, якщо ви хочете отримувати повідомлення при вході у вигляді смс, яке треба ввести. Шанс злому вашої пошти зменшиться у декілька разів, тому якщо вашу пошту взламують, то обов’язково підключіть цю функцію.

Для цього перейдіть в Безпека – Налаштування (Двохетапна аутентифікація) – Приступити до налаштування – Ввести номер телефону і пройти по кроках до кінця.

Ви налаштували вхід в Gmail за допомогою смс або двохетапну аутентифікацію!

Cтворення підпису в Gmail

Якщо ви вирішили додати підпис у Gmail, ви можете зробити це різними способами. Вставити красивий малюнок в підпис, додати звичайний текст або текст в html. Але перше, що вам потрібно зробити це перейти в Налаштування, щоб потім вибрати один із способів додавання нового підпису в пошті Gmail.

Вибираємо Налаштування – гортаємо вниз вкладку Загальні до слова Підпис.

В підпис можете вставити, що захочете, але стандартний підпис у більшості виглядає приблизно так.

Якщо ви хочете красивий підпис у вигляді малюнку, то вам доведеться його створити в якійсь програмі. Або за допомогою сервісу створення красивого підпису.

Наприклад , підпис, який представлений вище зроблена за допомогою сервісу My Live Signature.

Вводимо ініціали (бажано Англ.) – натискаємо Next Step – Тепер з безлічі варіантів вибираємо який нам сподобався і натискаємо Next Step – Вибираємо розмір – Next step – у наступному полі можемо вибрати колір фону і тексту, якщовсе подобається натискаємо Next step – можна змінити кут нахилу вашого підпису, якщо потрібно змінюємо і натискаємо Next step – копіюємо Url малюнку.

Тепер можемо вставити малюнок в підпис Gmail.

Вставляємо URL малюнку.

Тепер про надсиланні листів наприкінці буде відображатися ваш підпис.

Зміна імені в Gmail

Як змінити своє ім’я в поштовому сервісі Gmail?

Змінити ім’я в аккаунті Gmail досить легко, але саме для відправки повідомлення з іншим іменем.

Для зміни імені відправника в Gmail буде потрібно всього декілька хвилин.

Переходимо в Налаштування – Аккаунти – натискаємо на кнопку Змінити (праворуч, біля пункту Відправляти листи як): – Вводимо нове ім’я і вибираємо Зберегти зміну.

Тепер у пошти нове ім’я відправника!

Тут також можна змінити псевдонім, телефон та інші налаштування.

Додавання користувачів до чорного списку Gmail

Як додати в чорний список якусь адресу електронної пошти?

Уявімо таку ситуацію що спам надходить нам з електронної адреси spam@neizv.ru.

Зараз спам-фільтри бачать спам по-різному. Певні слова, кількість переходів, кількість натискань спам і застосування фільтрів. Якщо в кожному вашому листі буде слово “Акція” або “Знижка”,  то вас можуть додати до спам відправника.

Найшвидший варіант додавання в спам фільтр, це Відкрити лист та перейти на будь-який лист яке ви хочете додати в чорний список.

Тут два моменти при натисканні на В Спам! ви можете про Скасувати підписку і поскаржитися на спам навіть самому Gmail , але краще робити це тим хто вас спамить довго.

Другий момент, це якщо ви не оберете “В спам!”, а Фільтрувати схожі листи тут ви можете створити мітку “Спам” для поштових адрес з яких приходить спам або просто створити фільтр зі значенням видалити.

Про створення “Міток” було докладніше тут.  Додали фільтр, вибрали Видалити і все, відправник був занесений в чорний список. Додати у фільтр чорного списку, який видаляє листи, можна на невизначену кількість адрес.

Створення групи контактів в Gmail

Якщо ви активно користуєтеся поштою і відправляєте друзям (колегам) листи, то важливо знати, що прискорити процес відправки листів може створення груп контактів. Адже за допомогою цього інструменту можна робити на швидку руку розсилку по певним інтересам. Наприклад, “Колеги”.

Для редагування і створення груп контактів, вам необхідно перейти до “Контактів”.

Прокрутіть мишкою вниз і виберіть Нова група – Вводимо ім’я групи і тиснемо ок. Група в Gmail створена.

Для додавання в групу людей перейдіть в саму групу, натисніть зверху на плюсик і почніть вводити електронні адреси людей для цієї групи.

Або можете перейти в Найчастіші або Інші контакти.

Позначити галочками тих, кого ви хочете перемістити в групу та натиснути на іконку людей зверху, вибрати групу і натиснути Застосувати.

Щоб відправити групі лист,  досить натиснути на поле Кому і в Моїх контактах вибрати Групу контактів.

Додавання іншої пошти в Gmail

Відзначення як “прочитане” в Gmail (більше 500 листів)