Тема "Правила побудови, оформлення службових документів"
Шановні учні групи 24ок! Законспектуйте теоретичний матеріал за цією темою та виконайте домашнє завдання.
Зразки документів↓
ПЛАН:
1.1 Правила оформлення документів
Органи управління міністерств, відомств, об’єднань, комбінатів, кооперативів, установ, підприємств поряд з актами вищих органів влади та управління керується у своїй діяльності організаційно-правовими документами – положеннями, статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки.
Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають усі обов’язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізується нормативно-правові відносини. Іншими словами, за допомогою цих документів розв’язується важливі завдання управління.
До найбільш поширених документів цього виду належить постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції і статути.
Для прискореного виконання документів і правильного формування справ у діловодстві потрібно дотримуватися певних правил щодо оформлення тексту, датування і засвідчення документа.
Для складання службових документів в установах потрібно використовувати папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складати документи на папері довільного формату не дозволяється.
Загальні правила набору
· Нормальний розмір пробілу між словами під час набору дорівнює одному символу.
· У наборі не повинне бути коридорів, тобто сполучення пробілів між словами по вертикалі (чи похилої лінії) у трьох і більше суміжних рядках.
· Абзацні відступи повинні бути однаковими у всьому тексті.
· Останній рядок абзацу повинен бути довше абзацного виступу не менш, ніж у 1,5 рази.
· Якщо набір виконується без абзацного виступу, то останній рядок повинний бути неповної.
· Довжина рядка повинна бути не більше 60-65 символів.
· На сторінці повинне бути 30-40 рядків.
· Нижня границя тексту на попередній сторінці повинна бути нижче, ніж початок тексту на наступній чи не менш 5 рядків.
· Остання сторінка глави (якщо глави починаються з нової сторінки) повинна виглядати заповненої хоча б наполовину.
1.2 Вивчення документу “Положення”
Положення – це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, організацій, установ, фірм.
За змістом розрізняють такі положення: про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т.д., їхні структурні підрозділи – комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов’язків та організації роботи; що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; про організацію й проведення різних заходів – культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.
За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні – створюють за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ.
Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого рангу.
Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).
Положення повинно мати такі реквізити: назва виду документа, герб, назва установи, дата, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст, підпис.
Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.
Назву виду документа (ПОЛОЖЕННЯ) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.
Герб розташовується посередині або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
Назва установи розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа.
Дата є обов’язковим реквізитом документа. Позбавлений дати діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Дата є пошуковою ознакою й використовується при посиланнях на цей документ разом з його назвою та реєстраційним індексом. Дата ставиться зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.96.
Місце видання розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту.
Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган) друкується малими літерами, розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. Він, як правило, починається з прийменника «про». У ньому коротко, однією фразою в узагальненій формі викладається зміст ділового папера. Називається не лише поняття, про яке йдеться, а й викладається суть дії.
Гриф затвердження розміщується у верхній правій частині документа. Великими літерами пишеться слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», під ним назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, нижче дата затвердження трьома парами арабських цифр. Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло організацій.
Текст розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля). Його, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти. Він звичайно складається з таких розділів:
1. Загальні положення.
2. Майно та кошти підприємства.
3. Виробнича та господарча діяльність.
4. Права та обов’язки підприємства або його підрозділів.
5. Структура управління.
6. Реорганізація та ліквідація установи, організація підприємства.
У першому розділі вказуються мета створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв’язки з іншими організаціями, підрозділами.
У другому розділі вказуються основні та оборотні кошти, порядок придбання майна, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на премії робітникам та службовцям, житловий фонд, службові приміщення, порядок використовування надлишків невикористаних оборотних коштів.
В інших розділах регламентується виробнича та господарча діяльність підприємства.
Залежно від специфіки діяльності в положенні можна також відобразити процес капітального будівництва, винахідництва та раціоналізації, стан матеріально-технічного забезпечення.
Підпис є обов’язковим реквізитом документа. Він складається з назви посади особи, яка підписує документ (ліворуч), її особистого підпису (посередині) та його розшифрування (праворуч). Розшифрування підпису в дужки не береться. Засвідчення документа означає затвердження підготовки, воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст.
Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створених комісій, груп, бюро тощо.
1.3 Вивчення документів “Рішення”, “Розпорядження”
Під рішенням, як розпорядчим документом розуміють акт, якій ухвалюється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.
За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення. Індивідуальними-рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої будівлі, про встановлення опікування.
Розробка проекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії депутати, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти. Тому у багатьох виконкомах Рад процедура цього документа закріплюється у правових актах. До проекту рішення додається довідка, що обґрунтовує необхідність і доцільність його видання. Її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект. У тій же довідці подаються особи котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція проте, кому надіслати рішення після ухвалу виконкому.
Представлені проекти повинні бути завізовані виконавцями і заінтересованими організаціями з вказуванням дати. Заперечення за проектом оформляється у письмовому вигляді і додаються до нього. Обов’язковою повинна бути віза юрисконсульта виконкому, який перевіряє відповідність проекту до діючого законодавства. Проекти рішень подають заступникові голови або секретареві виконкому залежно від характеру розглядуваних питань. Погоджені проекти правових актів заздалегідь передають до протокольної частини. Рішення ухвалюють відкритим голосуванням членів виконкому за більшістю голосів. Після засідання виконкому, якщо виявляється, що деякі пункти рішення потребують редагування, створюються на чолі із заступником голови, котра протягом двох днів допрацьовує документ. Підписують рішення голова і секретар виконкому місцевої Ради народних депутатів і з цього моменту вони набувають чинності. Не пізніше ніж через три дні після підписання їх надсилають виконавцям.
Рішення з адміністративними санкціями регламентують загальні правила поведінки, обов’язкові для усіх підприємств, установ, організацій, посадових осіб і громадян, що перебувають на території підвідомчій відповідній місцевій Раді. Такі акти виконкоми Рад можуть ухвалювати тільки з питань боротьби з стихійними лихами, якщо відносини, що виникли, не врегульовані актами вищестоящих органів або необхідність ухвалення рішень викликається місцевими умовами.
У рішенні вказується коло осіб, на яких поширюється його дія, конкретні посадові особи і установи, зобов’язані контролювати виконання документа. Рішення місцевих рад, а також їх виконкомів складаються за однією формою. Різниця між ними лише у тому, що рішення рад не нумерують, а виконкомів – мають порядкову нумерацію. Розглянутий розпорядчий документ містить такі основні реквізити:
Зображення державного герба.
· Назву місцевої ради народних депутатів або його виконкому.
· Зазначення місця видання.
· Найменування виду документа.
· Дата або дату і номер.
· Заголовок.
· Текси рішення.
· Підписи голови і секретаря виконкому.
· Печатка.
Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан розглянутого питання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів з вказуванням строків здійснення і переліченням посадових осіб, відповідальних за своєчасне виконання рішення.
Розпорядження — це документ, який видається посадовими особами, державними органами, установами, підприємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих установ, яким адресовано розпорядження.
Розпорядження складають, як правило, підзаконні акти двох типів:
— загального характеру — тривалої дії (видаються Президентом, Кабінетом Міністрів та іншими органами виконавчої влади для виконання указів Президента, законів і рішень Верховної Ради);
— окремого характеру — стосуються конкретного вузького питання (видаються, як правило, в установах та на підприємствах їх керівниками та заступниками для вирішення оперативних завдань).
Розпорядження мають однаковий із наказами правовий статус, але замість слова «Наказую» вживаються слова «Вимагаю», «Доручаю», «Пропоную», «Забезпечити» тощо.
Розпорядження складаються з таких реквізитів:
1. Повна назва установи.
2. Назва документа.
3. Номер.
4. Дата видання.
5. Місце видання.
6. Назва (про що розпорядження).
7. Текст (констатуюча та розпорядча частини).
8. Додатки (при необхідності).
9. Посада, підпис, ініціали, прізвище особи, яка підписала розпорядження.
1.4 Вивчення документа “Наказ” за основною діяльністю
Наказ – це правовий акт, що його видає керівник підприємства на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством. В інших випадках наказ може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб незалежно від підлеглості.
Складання і оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами.
Проект наказу слід погоджувати з усіма заінтересованими особами (структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі необхідності – також інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, які обумовлюють його доцільність.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не передбачено в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: це право мають керівники та перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їхніх повноважень і компетенції.
Накази видають на підставі і з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.
Наказ діє доти, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться термін його дії. Накази може скасовувати тільки уповноважена особа чи інстанція.
Накази бувають: нормативними (наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку) та індивідуальними (наказ керівника про преміювання конкретних працівників).
За призначенням накази поділяють на два види: накази з основної діяльності; накази по особовому складу.
Накази з основної діяльності – це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів.
Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.
Реквізити наказу: 10 – назва виду документа, 11 – дата (проставляють у день підписання), 12 – індекс (проставляють у день підписання), 14 – місце складання чи видання, 19 – заголовок до тексту, 20 – позначка про контроль (проставляють у разі потреби), 21 – текст, 23 – підпис, 24 – гриф погодження (у разі потреби), 25 – візи (у разі потреби), 26 – відбиток печатки (у разі потреби), 28 – позначка про виконавця.
Текст наказу складається з двох частин – констатувальної (вступної) та розпорядчої.
У констатувальній частині викладають цілі та завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу.
Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі. Її починають словами “НАКАЗУЮ”, яке друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після цього слова ставлять двокрапку. В розпорядчій частині містять заходи та дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх виконання, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна поділити на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може починатися із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної дії, або із зазначення виконавця. Назву організації, структурного підрозділу, прізвище та посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить вказівку на особу, яка відповідає за виконання наказу в цілому.
Позначку про виконавця розташовують в лівому нижньому куті документа. Вона складається з прізвища виконавця і номера його службового телефону. У разі потреби зазначають шифр друкарки, кількість віддрукованих примірників, дату друкування, куди направлено примірники.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу осіб, які розписуються в оригіналі.
1.5 Вивчення документа “Наказ” з особового складу
Накази щодо особового складу – це група наказів стосовно кадрових аспектів роботи підприємства, установи, організації. Вони завжди оформляються окремо від наказів щодо основної діяльності та, як правило, не містять констатуючої частини.
Відмітна особливість цих наказів полягає в тому, що накази щодо особового складу є не лише розпорядчими документами, а і документами первинного обліку.
Накази щодо особового складу регламентують питання:
· про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення, заохочення, сумісництво працівників;
· про надання відпусток;
· про направлення у відрядження працівника;
· про надання матеріальної допомоги;
· про накладення дисциплінарного стягнення на працівника;
· про оголошення подяки.
Немає коментарів:
Дописати коментар