Однією з
основних частіш спеціального діловодства є кадрове діловодство. Ведеться воно
за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.
Термін
"кадри" у перекладі з французької означає професіонали, які
займаються тією чи іншою діяльністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на
тому чи іншому підприємстві.
Кадрове
діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та
організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи
системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо.
Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у
кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з
правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку,
перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і
від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління,
складається враження про установу в цілому.
Комплекс
документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи
документів:
- · особисті та особові документи працівників;
- · організаційно-розпорядча документація; первинна облікова кадрова документація.
До групи особистих
документів працівників відносяться паспорт, трудова
книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які
являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють
про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний
стан, стаж роботи, спеціальність тощо.
Особистими
також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового
відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують
місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових
документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення
чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що
характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист,
подання про призначення на посаду тощо.
Типова
технологічна схема обробки кадрової документації -стадії: документування
трудових правовідносин; ведення особових справ та трудових книжок; ведення
довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.
Організашйно-розпорядча
документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами,
підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що
застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції,
правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки,
розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні
записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).
Первинна
облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є
накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення
необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.
Виходячи з
технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної
облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи:
вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи.
Вихідні
облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це:
особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка
та інші спеціалізовані облікові документи.
Похідні
облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення -
забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової,
довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових
документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні
(книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку та інші).
Кадрова документація ведеться у
таких напрямах:
1. Облік особового складу установи
та її підрозділів.
2. Підготовка звітів та необхідних
довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та
бланків для цього.
3. Облік стану підготовки,
перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.
4. Облік та реєстрація надходження
документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням,
насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.
5. Організація
документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження
документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами,
додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та
виконання документів.
6. Складання номенклатурних справ з
кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.
7. Підготовка документів з кадрів
для передачі в архів на зберігання.
8. Механізація, автоматизація і
комп'ютерна обробка даних з особового складу.
Збільшення
обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне
збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає
кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб
великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна
правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить
ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає
документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль
тощо.
Облік кадрів
ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності,
які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх
категорій незалежно від характеру роботи чи посади.
Безпосередньо
організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів,
персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається
наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від
кількості особового складу.
Облік кадрів
має забезпечувати достовірні відомості:
- про кількість працівників за категоріями,
професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими
ознаками;
- про зміну кількості і складу
працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих
змін;
- про стан роботи з підвищення
кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;
- про кількісний та якісний склад
кадрів, просування молодих працівників;
- про стан підготовки та стажування
осіб, зарахованих до резерву, тощо.
Можливість одержання згаданих та
інших даних про особовий склад забезпечується веденням кадровою службою
відповідної документації.
Документація з особового складу
утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації
(їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує
правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Виникає
ця документація разом з появою людини на світ і супроводжує її все життя.
У документації
з особового складу відображується діяльність установи з питань обліку, прийняття,
переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного
забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для
надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також
основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомога.
Документація з особового складу
використовується у довідкових справах. Мільйони громадян, практично усе
працююче населення, не раз і не два звертаються за довідкою чи іншим
документом. Особливо зростає значущість документації з особового складу у час
виходу працівника на пенсію.
Можливо,
найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає
діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з
особового складу лежить в основі фондів особистого походження.
Сказане дає змогу зробити висновок,
що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні
бути оставлені зразково.
Комплекс документів за функціями
управління кадрами включає такі основні групи документів:
- особисті та особові документи
працівників;
- організаційно-розпорядча
документація; первинна облікова кадрова документація.
До групи
особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка,
військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють
собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про
себе. До них можна
також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи,
спеціальність тощо.
Особистими
також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового
відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що
підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до
особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу,
звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що
характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист,
подання про призначення на посаду тощо.
Типова
технологічна схема обробки кадрової документації - стадії: документування
трудових правовідносин; ведення особових справ та трудових книжок; ведення
довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.
Організаційно - розпорядча
документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами,
підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що
застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції,
правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки,
розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні
записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).
Первинна
облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є
накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення
необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.
Виходячи з
технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної
облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи:
вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи.
Вихідні облікові документи
заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з
обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші
спеціалізовані облікові документи.
Похідні облікові документи мають
другорядний характер. Основне їх призначення - забезпечити повну, достовірну
інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи
з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки
спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації
(вказівні списки, книга обліку та інші).
Заяви
При вступі на роботу громадяни
подіють письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на
підприємство, організацію чи установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію,
спеціальність, посаду.
Заява – це
документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи
(службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.
Реквізити
заяви:
Адресат (назва установи або
посада та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява).
Адресант (назва
установи або посада та ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка
звертається із заявою).
Назва виду
документу.
Текст.
Підстава
(додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її
правомірності.
Дата
Підпис
Заява пишеться
власноручно в одн6ому примірнику. Заява про прийняття на роботу складається у
довільній формі, але практикою в ній вироблена схема побудови заяви, для якої
характерні такі елементи: адресат, автор, місце проживання автора, назва виду
документу, текст, підпис, дата. У заяві не прийнято писати прийменник “від”.
Накази
Значну підгрупу
документі по кадрах становлять накази. Оформлення таких документів має свої
особливості.
Наказ – це
документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та
кадрових питань.
Кадровими
наказами (щодо особового складу) оформляють призначення, звільнення,
переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. У
заголовку такого наказу зазначають: “Щодо особового складу”. Кожний пункт
наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести,
звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного
пункту зазначається підстава для його складання. До наказів по особовому складу
залучають індекс “К” або “ВК”. На практиці набули широкого розповсюдження
уніфіковані накази по кадрах.
Уніфікований
наказ – це трафаретний документ, надрукований з обох сторін на бланку формату
А4. Вони складені у вигляді таблиць. Їх форма на багатьох підприємствах
розрахована на обробку засобами оперативної техніки.
До викладу
тексту наказу існують певні вимоги:
У наказах про
прийняття на роботу обов’язково зазначають:
а) на яку
посаду;
б) до якого
структурного підрозділу;
в) з якого
числа оформляється на роботу;
г) вид
прийняття на роботу (на постійне, тимчасову, за сумісництвом).
д) особливі
умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим
днем).
У наказах про
переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.
У наказах про
надання відпустки вказують:
а) вид
відпустки (основна, додаткова, за тривалий стан роботи на одному підприємстві,
навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної
плати, за сімейними обставинами)
б) загальна
кількість робочих днів.
в) дата виходу
у відпустку і повернення
г) період, за
який надано відпустку.
У наказах про
звільнення працівників зазначають:
а) дату
звільнення
б) мотивування
Наказ набуває
чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов’язаний
ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі.
Реквізити
наказу:
Назва виду
документу
Назва установи,
що видає наказ, або назва посади керівника
Місце видання
Номер
Індекс
Дата
Заголовок до
тексту
Текст, що
складається з двох частин:
констатувальної,
де констатуються та аналізуються факти;
розпорядчої, де
подаються розпорядження, заохочення, стягнення.
Підпис
керівника установи
Печатка
Трудова книжка
Трудова книжка
– це основний документ, підтверджений трудовими діями та трудовим стажем
працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і
спеціального стажу. Тому трудовим книжкам і точностям їх заповнення надається
особливе значення. Порядок заповнення цього документа регламентується ст.48
Кодексу Законів про Працю України та іншими нормативними актами. При вступі на
роботу трудова книжка заповнюється у 5-денний термін. До неї заносяться
відомості про трудову діяльність та заохочення. Зберігається трудова книжка у
відділі кадрів підприємства, на якому працює працівник. Трудова книжка
повертається у тому випадку, коли працівник звільняється з роботи. У разі
втрати трудової книжки видається дублікат за місцем останньої роботи. Трудова
книжка може видаватися працівникові з відділу кадрів на короткий час. Трудова
книжка ведеться тільки за основним місцем роботи. . працівникам, які працюють
по сумісництву, трудові книжки не ведуться. Особи, які вперше поступають на
роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом,
військовий квиток, а звільнені з місця позбавлення волі зобов’язані пред’явити
довідку про звільнення.
Особовий листок з обліку кадрів
Особовий листок
з обліку кадрів – це обов’язковий документ що заповнюється громадянином під час
зарахування його на посаду, навчання. Він узагальнює автобіографічні відомості
про громадянина шляхом фіксації їх у таблиці.
Реквізити
особливого листка з обліку кадрів:
Назва виду
документу
Прізвище, ім’я,
по-батькові; дата і місце народження
Фотографія
того, хто заповнює документ
Відомості про
наукові ступені, вчені звання
Якими мовами
володіє
Трудова
діяльність
Державні
нагороди
Вітчизняні,
зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки
Відомості про
родину
Паспортні дані
Домашня адреса
Особистий
підпис
Дата заповнення
Трудова угода
Трудова угода –
це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним
працівником.
Трудова угода,
укладені зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за
межі безпосередніх службових обов’язків.
Реквізити
трудової угоди:
Назва виду
документу
Заголовок
Місце складання
Дата
Текст з
переліком повноважень і зобов’язань сторін.
Юридичні адреси
сторін
Підписи
Печатка
установи
Трудова угода
складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта
зберігаються безпосередньо на підприємстві.
Контракт
Контракт – це
правовий документ, що засвідчує повну домовленість між підприємством,
організацією чи установою і працівником про умови спільної виробничої і творчої
діяльності. Згідно із Законами України “Про підприємство”, “Про власність”
громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до
праці.
Реквізити
контракту:
Назва виду
документу із стислим зазначенням його призначення (на виконання обов’язків, на
управління підприємством)
Дата й місце
підписання
Орган, що
наймає працівника
Посада,
прізвище, ім’я, по-батькові того, кого наймають
Текст
Підписи сторін
– укладачів контракту
Печатка. Що
засвідчує підпис наймача.
Структура
тексту:
Загальні
положення
Функції та
обов’язки керівника (фахівця)
Компетенція і
права керівника (фахівця)
Матеріальне та
соціально-побутове забезпечення фахівця
Відповідальність
сторін, вирішення спорів.
Зміна і
розірвання контракту
Адреси сторін
та інші відомості
Контракт
складається у двох примірниках – по одному для кожної сторони; про це
зазначається у тексті контракту.
Автобіографія
Автобіографія –
це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.
Основні реквізити
автобіографії:
Назва виду
документу.
Текст, в якому
зазначається:
прізвище, ім’я,
по-батькові;
дата
народження;
місце
народження;
відомості про
освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося
навчатися);
відомості про
громадську роботу;
короткі
відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти)
Дата написання
Підпис
Кожне нове
повідомлення пишеться з абзацу.
Характеристика
Характеристика
– це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про
працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий
запит іншої установи для подання до цієї установи.
Реквізити
характеристики:
Назва виду
документу
Заголовок
(прізвище, ім’я, по-батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна
дата народження; посада; якщо потрібно-місце проживання);
Текст, який
містить такі відомості:
трудова
діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді);
ставлення до
службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі
досягнення, заохочення та покарання);
моральні якості
(риси характеру, ставлення до інших членів колективу);
висновки;
призначення
характеристики (при потребі);
Дата складання
Підпис
керівника установи
Печатка
Характеристика
оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають
особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.
Перелік документів, неохідних для працевлаштування:
1. Заява про прийняття на роботу з візами
безпосереднього керівника, директора
інституту (коледжу)/декана факультету, інженера з
протипожежної безпеки та охорони
праці.
2. Особовий листок з обліку кадрів.
3. Трудова книжка оригінал та копія (для сумісників -
лише копія, завірена за основним
місцем роботи).
4. Три фотокартки (3х4).
5. Копія паспорта (1,2,11 стор.).
6. Дві копії довідки про присвоєння ідентифікаційного
номера.
7. Копії документів про освіту.
8. Копії документів, які підтверджують наявність наукового
ступеня, вченого
звання; підвищення кваліфікації, перепідготовку,
стажування, про додаткову освіту
тощо.
9. Атестаційні листки (для підтвердження відповідної
категорії педагогічного
працівника).
10. Копія військового квитка (для військовозобов’язаних).
11. Копія свідоцтва про шлюб (у разі зміни прізвища).
12. Копія свідоцтва про народження дитини (діти до 16
років).
13. Список опублікованих наукових праць.
14. Згода на обробку персональних даних.
15. Згода на розміщення персональних даних на сайті Університету.
16. Довідка про флюорографічне обстеження.
17. Медична книжка (для працівників коледжу, басейну
тощо).
18. Декларація про майно, доходи, витрати і
зобов’язання фінансового характеру за
попередній рік (для керівників, заступників керівників
структурних підрозділів).
Документи подаються у відділ кадрів особою, яка
працевлаштовується.
Кадрова документація
Немає коментарів:
Дописати коментар