Ученицям групи 23ок!

Виробниче навчання!

Тема. Ліміт каси. Інвентаризація каси.

Хочу нагадати вам деякі моменти, які стосуються визначення ліміту каси та проведення інвентаризації готівкових коштів на підприємстві↓

Ліміт каси: практичні нюанси

Перевірка каси підприємства контролюючими органами, як правило, починається з перевірки правильності розрахунку і дотримання ліміту каси. Про те, як правильно встановити ліміт каси, щоб у найприскіпливішого перевіряльника не було причини оштрафувати підприємство, піде мова в нашій публікації.

Що таке ліміт каси і хто повинен його встановлювати?

Для забезпечення організації готівкового грошового обігу Нацбанк України визначає порядок ведення касових операцій для банків, інших фінансових установ, підприємств і організацій. Ліміт залишку готівки у касі є одним із головних показників регулювання готівкового обігу.

Основним нормативним документом, що регулює питання встановлення ліміту залишку готівки у касі підприємства, є Положення №637. Згідно з п. 2.8 цього документа, підприємства можуть тримати у позаробочий час у своїх касах готівкову виручку в межах, що не перевищують установлений ліміт каси. Ліміт каси встановлюється всіма підприємствами, що здійснюють операції з готівкою в національній валюті (крім релігійних організацій, що не ведуть підприємницької діяльності). Готівкова виручка, що перевищує встановлений ліміт каси, обов’язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки.

Ліміт каси може визначатися виходячи з середньоденних надходжень або середньоденної видачі готівки. Вибір методу розрахунку залежить від специфіки діяльності і визначається рішенням керівника підприємства. При цьому якщо ліміт каси встановлюється на підставі середньоденних надходжень, то при його розрахунку враховуються всі суми надходжень готівкової виручки.

До виручки, згідно з п. 1.2 Положення №637, належать як суми отриманих готівкових коштів від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг), так і надходження від операцій, безпосередньо не пов’язаних з реалізацією (у т. ч. погашення дебіторської заборгованості, внески до статутного фонду, повернення невикористаних підзвітних сум тощо). У розрахунку не беруть участі тільки суми надходжень з банку.

Готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо вони були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше за наступний робочий день банку (протягом операційного часу його роботи) або були використані підприємством (без попередньої здачі їх до банку і одночасного отримання з каси банку на вказані потреби) наступного дня на господарські потреби.

Не вважаються понадлімітними в день їх надходження і ті готівкові кошти, які надійшли до кас підприємств у вихідні і святкові дні і були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків наступного робочого дня банку (протягом операційного часу його роботи) і підприємства, або були використані підприємством (без попереднього здавання їх до банку й одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного робочого дня на господарські потреби (п. 5.10 Положення №637).

Розраховуємо ліміт каси

Згідно з пп. 5.2 Положення №637, установлення ліміту каси провадиться підприємствами самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки у касі, що підписується головним (старшим) бухгалтером та керівником підприємства (або уповноваженою ним особою).

Приклад 1 Розрахуємо ліміт залишку каси на невеликому підприємстві (млин, який розмелює зерно на замовлення громадян та невеликих приватних пекарень) на підставі даних про надходження коштів до каси підприємства та їх витрачання (див. таблицю 1).

Таблиця 1

Рух готівкових коштів в касі підприємства за минулий рік (приклад)

Місяць	Кількість робочих днів каси	Надходження готівки			Видача готівки
		Виручка	Поповнення статутного фонду	Кошти від реалізації основних засобів
Березень 2007 р.	26	10700			1000
Квітень 2007 р.	22	8500			900
Травень 2007 р.	23	8000			1500
Червень 2007 р.	25	8500			1500
Липень 2007 р.	23	24500			1500
Серпень 2007 р.	24	29600	45000		2500
Вересень 2007 р.	25	34000		25000	2500
Жовтень 2007 р.	26	32000			4000
Листопад 2007 р.	25	23000			2000
Грудень 2007 р.	24	19000			1800
Січень 2008 р.	25	19000			2800
Лютий 2008 р.	24	18000			3000

Як видно з умов прикладу, ліміт каси ліпше встановити на підставі середньоденного надходження готівки, причому до розрахунку беремо місяці, коли виручка була найбільшою (серпень — жовтень минулого року в сумі 165600 грн (29600 + 45000 + 34000 + 25000 + 32000); кількість робочих днів каси за відповідний період — 75 (24 + 25 + 26). ТзОВ «Явір» знаходиться далеко від райцентру, тому підприємство має можливість здавати виручку не частіше двох разів на тиждень, що і відобразимо в розрахунку.

Заповнимо на підставі наведених даних розрахунок ліміту каси (див. зразок 1).

Зразок 1

За результатами розрахунку ліміт каси затверджуємо наказом по підприємству (див. зразок 2).

Зразок 2

Зауважимо: хоч підприємство встановило термін здавання виручки що три дні, але якщо сума коштів перевищить встановлений ліміт каси, то виручку доведеться везти до банку не пізніше наступного за таким перевищенням дня, адже сума у касі обов’язково має вписуватися у встановлений ліміт.

Нюанси встановлення ліміту каси

Ліміт каси для новостворених підприємств

Підприємства, що розпочинають свою діяльність, а також підприємства, діяльність яких пов’язана виключно з безготівковими розрахунками та які відповідно до встановленого законодавством України порядку отримують право на здійснення додаткового виду діяльності, що передбачає здійснення готівкових розрахунків, на перші три місяці своєї роботи встановлюють ліміт каси згідно з прогнозними розрахунками. Установлений з урахуванням прогнозних розрахунків ліміт каси у двотижневий термін після закінчення трьох перших місяців роботи підприємства слід переглянути.

Приклад 2 ТзОВ «Будмайстер» почало діяльність 1 грудня 2007 р. Згідно з прогнозними показниками ліміт каси було встановлено в сумі 200,00 грн. Фактично сума готівкових надходжень до каси підприємства становила: у грудні 2007 р. за 21 р.д. — 5000,00 грн, у січні 20008 р. за 21 р.д. — 4000,00 грн, у лютому 2008 р. за 21 р.д. каси — 16200,00 грн. Підприємство не пізніше 14 березня 2008 р. має переглянути ліміт каси. Згідно з наведеними даними ліміт має бути встановлений у сумі (5000,00 + 4000,00 + 16200,00) : (21 + 21 + 21) = 400,00 грн.

Як часто переглядати ліміт каси

У пункті 5.12 Положення №637 зазначено, що підприємства можуть переглядати ліміт каси у зв’язку зі змінами в законодавстві України або за наявності відповідних факторів об’єктивного характеру (зміни в надходженнях, видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку, графіків змінності тощо).

Приклад 3 ТзОВ «Свіжа паляниця» перейшло на 3-змінний графік роботи, збільшило надходження виручки на 60%. Звичайно, слід перерахувати ліміт каси.

Приклад 4 Торговельне підприємство «Деметра» удосконалило форму розрахунків шляхом приймання оплати за товар платіжними картками. І хоча сума виторгу збільшилася, надходження готівки до каси підприємства зменшилося. У цьому випадку бажано¹ зробити перерахунок ліміту каси в бік зменшення.

Приклад 5 Торговельне підприємство «Гермес» проводило ремонт частини приміщення. Протягом 3-х місяців сума готівкових надходжень зменшилась. Чи потрібно робити перерахунок? Ні. Зменшення виручки мало тимчасовий характер. Крім того, маємо лист НБУ від 19.05.2006 р. №11-113/1903-5427, в якому роз’яснюється, що підприємство самостійно має визначати необхідність перегляду встановленого ліміту каси.

Якщо встановити ліміт каси у вищому розмірі, ніж дозволяє розрахунок

Якщо ліміт каси встановлено з перевищенням граничних розмірів, визначених п. 5.4 Положення №637, то він вважається встановленим на рівні граничних розмірів. У цьому випадку сума перевищень вважається понадлімітною, а за перевищення встановлених лімітів залишку готівки у касах, як визначено у ст. 1 Указу №436, застосовується штраф у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожен день.

Як встановити ліміт каси відокремленим підрозділам?

Що таке відокремлений підрозділ з погляду Положення №637? У ньому роз’яснюється: «Відокремлені підрозділи — філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України» (абз. 2 п. 1.2 Положення №637). Тобто основний документ, який регламентує встановлення ліміту каси, не вимагає, щоб підрозділ мав окремий ЄДРПОУ та був окремо зареєстрований у контролюючих органах.

Розрахунок ліміту каси складається окремо за підприємством і за кожним його відокремленим підрозділом. Про встановлений ліміт відокремлений підрозділ інформується внутрішнім наказом (розпорядженням) підприємства. Період для розрахунку не обов’язково брати однаковий. Готівка із відокремленого підрозділу може здаватися як до каси юридичної особи, так і безпосередньо на поточний рахунок підприємства. За відсутності банків готівкова виручка (готівка) для переказу на банківські рахунки підприємства може здаватися операторам поштового зв’язку та до небанківських фінансових установ, які мають ліцензію (п. 2.8 Положення №637).

Якщо касові операції у відокремлених підрозділах оформлятимуться із застосуванням касових ордерів, то такі підрозділи мають вести касову книгу, видану їм підприємством-юрособою, до складу якого вони входять (п. 4.2 Положення №637). Такі відокремлені підрозділи відображають надходження виручки на підставі звітів РРО (даних РК) у своїй касовій книзі на підставі прибуткового касового ордера. А суму інкасації відображають у витратах касової книги на підставі видаткового касового ордера і доданої до нього копії супровідної відомості. При цьому в бухобліку на касу відокремленого підрозділу відкривається субрахунок другого порядку (наприклад 301/1 «Каса відокремленого підрозділу»), обороти за яким відповідають даним касової книги такого підрозділу.

Що буде, якщо ліміт каси не затвердити?

Якщо ліміт каси не встановлено, то його прирівнюють до нуля (п. 5.9 Положення №637). У такому разі всю готівку, яку не здали і яка на кінець робочого дня знаходиться у касі, визнають понадлімітною. Крім того, невстановлення ліміту каси — це порушення законодавства з фінансових питань, яке тягне за собою адмінштраф у розмірі від 8 до 15 н.м.д.г. (від 136 до 255 грн) згідно зі ст. 164-2 КпАП.

Зауважимо, що підприємства з невеликими обсягами касових операцій, у яких відповідний середньоденний показник, обчислений на підставі касових оборотів, дорівнює нулю або становить не більше 10 н.м.д.г., можуть установлювати ліміт каси у розмірі, що перевищує обчислений середньоденний показник, але не більше 10 н.м.д.г. (170,00 грн) (п. 5.4 Положення №637). А встановити такий ліміт ми наполегливо рекомендуємо. Адже навіть якщо підприємство має дуже малі обороти, ніхто не застрахований, скажімо, від повернення невикористаної готівки, виданої для придбання канцтоварів.

Чи зобов’язаний встановлювати ліміт каси приватний підприємець?

На підприємців не поширюється обов’язок відкриття поточного рахунка, тому вони мають право проводити розрахунки як у готівковій, так і в безготівковій формі.

Згідно з абз. 2 п. 2.7 Положення №637, підприємцям ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) не встановлюються.

Нормативна база

§ Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637.

§ Указ №436 — Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм щодо регулювання обігу готівки».

Інвентаризація коштів, грошових документів, векселів та інших еквівалентів коштів

1. Інвентаризація каси. В «Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, а також розрахунків» затвердженої наказом Мінфіну від 11.08.94 р. № 69 (далі — Інструкція № 69), незважаючи на наявність у її назві прямої вказівки на те, що вона є інструкцією і з інвентаризації грошових коштів, про інвентаризацію грошових коштів нічого не сказано. Порядок здійснення інвентаризації готівкових коштів у касі визначений зовсім іншим документом. Він викладений у п. 4.10 «Положення про ведення касових операцій у національній валюті Украї­ни», затвердженого Постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення про касу).

Перш ніж переходити безпосередньо до розгляду порядку здійснення інвентаризації готівкових грошових коштів у касі, необхідно уточнити, що мова йде не тільки про центральну касу підприємства, але і про операційні каси, у тому числі ті, що працюють з касовими апаратами. І про інвентаризацію в цих касах не тільки національної валюти, але й іноземної валюти, а також чекових книжок, грошових документів, векселів та інших документів, що знаходяться у касі.

А тепер безпосередньо про порядок здійснення інвентаризації. Перед початком інвентаризації комісія, призначена керівником підприємства для здійснення інвентаризації каси, повинна взяти з касира розписку про те, що:

… до початку проведення інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під мою відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками.

Таку розписку пише касир і засвідчує своїм підписом на титульному аркуші «Акту про результати інвентаризації готівкових коштів», типова форма якого затверджена Положенням про касу¹ (зразок заповнення дивися на с. 39). Після чого в присутності касира:

Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всіх готівкових коштів, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо.

Технологія здійснення підрахунку готівкових коштів може бути різною, все залежить від вибору членів комісії та величини залишку грошових коштів у касі. Підрахунок може здійснюватися послідовно одним з членів комісії та касиром з визначенням загальної суми грошових коштів, що знаходяться у касі, а може здійснюватися паралельно і членом комісії і касиром по кожному номіналу купюр окремо в штуках з подальшим визначенням загальної суми шляхом множення кількості купюр визначеного номіналу на їх номінал і додаванням до нього загальної суми всіх монет, що знаходяться у касі.

Необхідно зазначити, що перший метод цілком прийнятний в тих випадках, коли залишки в касі невеликі та підрахувати їхню загальну суму не складно, а от без другого методу під­рахувати залишки в касі, якщо вони перевищують десятки тисяч, та ще й у різній валюті, буде не просто. При використанні другого методу кількість купюр певного номіналу, що знаходяться у касі, підраховується і записується до «робочого» опису, що складається в довільній формі.

Оформлення такого робочого інвентаризаційного опису не вимагає жодний нормативний документ. Про нього навіть і не згадується, але на практиці він дуже часто застосовується в тих випадках, коли залишки готівки в касі значні.

У міру підрахунку купюр певного номіналу² дані про їхню кількість і загальну суму записуються до «Робочого інвентаризаційного опису», і матеріально відповідальна особа ставить підпис, підтверджуючи тим самим вірогідність зазначених даних. І так далі по купюрах всіх номіналів.

Крім даних про кількість і загальну суму купюр і монет, що знаходяться у касі, в «Робочому інвентаризаційному описі» вказуються дані про наявність у касі чекових книжок із зазначенням загальної кількості чеків у кожній конкретній чековій книжці, кількості невикористаних чеків і номери останнього використаного чека. Крім цього перевіряється по кожному використаному на одержання коштів з банку чеку оформлення його корінця із зазначенням прибуткового касового ордера, яким отримані кошти були оприбутковані до каси, а також наявність всіх контрольних марок анульованих (зіпсованих або не використаних з якихось причин за призначенням) чеків і самих анульованих чеків. Вони мають бути вклеєні до чекової книжки³ або поміщені до окремої папки анульованих чеків.

Дані про векселі, що знаходяться в касі, акції, облігації та інше, також із зазначенням їхньої кількості, номерів, номіналу (якщо є) та інших реквізитів.

Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у строки, що встановлені керівником, з покупюрним перерахуванням усіх готівкових коштів і перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі.

Аналогічні «Робочі інвентаризаційні описи» скла­даються і при інвентаризації будь-якої іноземної валюти, що знаходиться в касі підприємства. Причому по кожній іноземній валюті складається окремий «Робочий інвентаризаційний опис», так само, як і окремий «Акт про результати інвентаризації готівкових коштів». Фрагмент такого «Робочого інвентаризаційного опису» наведений нижче.

Зверніть увагу на те, що ніякого перерахування іноземної валюти в гривні в «Робочій інвентаризаційній відомості» не здійснюється, оскільки в цьому немає необхідності. Завдання інвентаризаційної комісії складається тільки у визначенні залишків іноземної валюти і звіренні їх з даними обліку, а перерахування в гривні здійснюється вже за підсумками інвентаризації при відображенні їх у бухгалтерському обліку. З цієї самої причини не здійснюється перерахування іноземної валюти в гривні і в «Акті про результати інвентаризації готівкових коштів».

Після підрахунку всіх залишків дані з «Робочих інвентаризаційних описів» переносяться до «Акту про результати інвентаризації готівкових коштів».

Акт складається в двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.

Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий - залишається у матеріально відповідальної особи.

…

У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складається в трьох примірниках (для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії).

Нижче наведено зразок заповнення такого акту.

 ¹ Форма цього акту наведена в Додатку 1 Положення про касу.

² Як правило, підрахунок починається з купюр мінімального номіналу, що знаходяться у касі, і далі іде за зростаючою, до купюр максимального номіналу.

³ Як правило, вони приклеюються до корінця цього анульованого чека, що вшитий у чекову книжку.