Учням групи 26ок!

Інформаційні системи і технології в обліку

                                         Бухгалтерський облік за допомогою EXCEL

Ознайомтеся з матеріалом. Продумайте та запишіть в зошит:
 - назву, вид діяльності, логотип та реквізити підприємства, для якого ви будете складати електронну базу даних;
 - дані про персонал підприємства (керівник, бухгалтер, касир, і тд);
 - початкові залишки господарських засобів на підприємстві (Дт=Кт).

Нині весь світ переживає бум інформаційних і комп'ютерних технологій, і зараз бухгалтерію будь-якої фірми важко уявити без засобів комп'ютеризації і відповідного програмного забезпечення. Спеціальні комп'ютерні програми можуть суттєво спростити ведення бухгалтерського і податкового обліку, а також складання звітності. Однак переважно ці програми дуже складні, дорогі і потребують періодичного сервісного обслуговування висококваліфікованими програмістами-бухгалтерами.

Поширена думка про те, що без автоматизації бухгалтерського обліку неможливо ефективно керувати сучасним підприємством, не підлягає сумніву. Проте тисячі і тисячі бухгалтерів, навчених багатим практичним досвідом, особливо старшого покоління, відчувають дрож від усвідомлення своєї непідготовленості для роботи з будь-якою комп'ютерною програмою. Що б ви подумали про людину, яка подолала пішки величезну відстань і йде далі, знемагаючи від втоми, ведучи за собою за вуздечку об'їждженого й осідланого коня? Так-так, саме ці думки приходять в голову, коли бачиш бухгалтера, який користується комп'ютером як друкарською машинкою. При цьому виникає величезне бажання допомогти такому бухгалтерові, тим більше, що зробити це досить просто.

Для вирішення оперативних завдань бухгалтерського обліку пропонуємо вам скористатися можливостями програми Excel - додатка з пакета MS Office. Ця програма становить собою електронні таблиці, що дають можливість автоматично здійснювати різноманітні розрахунки, а також забезпечує інтерактивний зв'язок між даними різних документів, створених вами в середовищі Excel (електронних таблиць), наприклад, між "Табелем обліку робочого часу" і розрахунком заробітної плати робітнику-погодиннику, між "Авансовим звітом" і "Журналом-ордером №7" тощо.

Це може істотно полегшити працю бухгалтера; наприклад, вам досить буде проставити в "Табелі обліку робочого часу" відпрацьовані дні або дні хвороби, а все інше машина зробить сама: і нарахує заробітну плату, і зробить утримання, виведе сальдо, складе проведення і зробить ще багато чого іншого - все те, що ви запрограмуєте. Причому таке програмування нескладне і не потребуватиме спеціальних знань, а створивши для себе "програму" один раз, ви зможете нею користуватися стільки часу, скільки вам потрібно, коригуючи її відповідно до змін у законодавстві. Є ще одна перевага - розрахунки, на які ви щодня або щомісяця витрачаєте години, машина зробить за лічені частки секунди.

Excel дуже чутливий до до зміни місцезнаходження комірок, посилання на які використовуються в формулах. Посилання на неіснуючі комірки може звести нанівець всю роботу. Переміщення файлів, які приймають участь в обчисленнях, також може призвести до помилок. Для цього рекомендується створити на жорсткому диску комп'ютера спеціальні папки для бази даних і розташувати файли з інформацією в порядку, зручному для користувача.

Наполегливо раджу вам витратити час на вивчення цього матеріалу. Таким чином ви надалі полегшите собі роботу і зекономите набагато більше часу, ніж витратили, а також заощадите гроші, оскільки, створюючи документи в Excel, бухгалтерові не треба звертатися до розробника програми - усі необхідні коригування він може зробити сам, що дуже важливо в умовах мінливого законодавства.

До того ж ця програма є в будь-якій оболонці Windows, а її можливості настільки великі, що можуть вирішити переважну більшість питань з ведення бухгалтерського обліку.

Ви думаєте, це для вас складно і недоступно? Намагатимусь переконати вас у протилежному. Отже, знайомтеся - Excel.

Як увійти в Excel

Запустити програму Excel можна, натиснувши на ярличок з відповідним написом на екрані монітора або натиснувши кнопку "Пуск", увійти в опцію "Программы" і клацнути лівою кнопкою мишки (далі - ЛКМ) на підопції з відповідною назвою.

Результатом цих дій буде відкриття вікна програми, що складається з певної кількості вікон-аркушів. Вони вказані в нижній частині вікна ("Лист1", "Лист2" тощо). Для того щоб відкрити той чи інший аркуш, необхідно встановити курсор на вибраному вами аркуші і клацнути ЛКМ.

Зверніть увагу, що кожен аркуш розкреслений на рядки, які позначені номерами (перший рядок - 1, другий рядок - 2 і т. д.), і стовпці, які позначені латинськими буквами (перша колонка - А, друга колонка - В і т. д.). Таким чином, виходить, що кожна клітинка вікна Excel має свою адресу (ім'я), яка складається з букви, що означає колонку, де розміщена ця комірка, і цифри, що означає номер рядка, в якому розміщена ця ж комірка. Наприклад, С8.

У цих аркушах ви можете створювати будь-які таблиці, документи, здійснювати необхідні розрахунки, а також "зв'язувати" листи і книги, що складаються з окремих аркушів, між собою. Про "зв'язування" - одну з найважливіших можливостей Excel, що дозволяє автоматично міняти значення комірки одного документа у разі зміни значення комірки в іншому документі, - детальніше ми розкажемо далі.

Щоб ознайомлення з програмою Excel було цікавим і необтяжливим для вас, пропоную, використовуючи цей матеріал, крок за кроком самостійно створити електронну книгу бух.обліку нового підприємства. Після того як створите її, ви пересвідчитеся, що це не просто таблиця з цифровими значеннями, а "живий організм", який буде негайно відгукуватися на будь-яку зміну його даних новими результатами.

Отже, беремося за створення робочої книги під назвою "Моє підприємство". Під робочою книгою в програмі Excel розуміють файл, який містить певну кількість аркушів-вікон.

Після запуску програми Excel на екрані монітора перед вами відкриється робоча книга (за умовчанням в рядку заголовка головного вікна ви побачите ім'я "Книга1") з певною кількістю аркушів. Для того щоб установити в книзі потрібну вам кількість аркушів, треба виконати таку операцію: відкрити меню "Сервис", опцію "Параметры", а в ній вкладку "Общие" і у віконці навпроти напису "Количество листов" указати потрібну кількість. У цьому разі - 24.

Груповий режим введення даних

Оскільки структура відомості на всіх аркушах буде однаковою, немає потреби створювати її на кожному аркуші окремо або копіювати з аркуша в аркуш.

Для цього необхідно використати можливості групового введення даних, що дозволить уникнути помилки під час заповнення комірок і введення формул у різних аркушах книги. При груповому введенні вся інформація, яку ви вводите в робочий аркуш (у т. ч. формули), точно повториться (відобразиться) на всіх робочих аркушах книги.

Для ініціалізації групового введення даних можна використати два способи. Перший - клацнути ЛКМ на ярличку робочого аркуша. Натиснути клавішу Ctrl і, утримуючи її, клацнути ЛКМ на ярличках усіх інших аркушів.

Другий спосіб групового введення - клацнути правою кнопкою мишки (далі - ПКМ) на ярличку аркуша і у вікні, що з'явилося, вибрати опцію "Выделить все листы". Здійснивши ці операції, можна вводити дані і функції в початковий робочий аркуш. Закінчити введення даних за допомогою групового режиму можна, клацнувши ПКМ на ярличку будь-якого аркуша і вибравши в контекстному меню, що відкрилося, опцію "Разгруппировать листы".

УВАГА! Групове введення даних зручно використати в тому випадку, якщо дані, що вводяться, мають повністю повторитися в згрупованих аркушах.

Щоб присвоїти робочим аркушам "Лист1" і "Лист2" імена відповідно "ЖРГО" і "Баланс", двічі клацніть ЛКМ на ярличку відповідного робочого аркуша і введіть потрібне ім'я.

Можна скористатися й іншим способом.

Порядок формування бухгалтерських документів.

Як робоча модель ведення бухгалтерського обліку на підприємстві пропонується такий порядок їх формування.